Gewone opdracht

De taken van de syndicus zijn wettelijk omschreven en op te delen in drie hoofdstukken, bovendien zijn er de gewone taken en de buitengewone taken.

1. Gewone opdracht

 - Administratief beheer

 - Financieel beheer

 - Technisch beheer

1.1 Administratief beheer

1.1.1 Eén jaarlijkse statutaire algemene vergadering

• opstellen van de dagorde;

• tijdig verzenden van de uitnodigingen;

• aanleggen van een aanwezigheidslijst;

• het notuleren van de stemmingsopname

• het secretariaat van de algemene vergadering waarnemen;

• notuleren van de beslissingen van de algemene vergadering, het bijhouden van het register en het ter beschikking stellen ervan aan alle stemhoudende mede-eigenaars via de geëigende website;

• (doen) uitvoeren van de beslissingen in het kader van het gewoon beheer.

1.1.2 Vergaderingen van de eventuele raad van mede-eigendom

• bijwonen tijdens de normale diensturen van maximum één raadsvergadering per jaar voor gebouwen > 20 kavels;

• (eventueel) notuleren van deze vergaderingen gebeurd door het administratief / juridisch raadslid en de syndicus zal het verslag ter beschikking stellen aan de betrokken partijen via de geëigende website.

1.1.3 Contractuele relaties

Volgens de wet komt de syndicus tussen in alle contractuele relaties van de vereniging van mede-eigenaars ten opzichte van derden en dit namens en voor rekening van alle mede-eigenaars. Wettelijk is de syndicus eveneens de enige handtekeninggerechtigde betreffende alle andere duurzame en/of toevallige contracten, meer in het bijzonder voor wat betreft:

• het afsluiten van verzekeringspolissen alsook bij het afhandelen van verzekeringsdossiers bij gewone schadegevallen. ( voor de uitzonderingen, zie het tarief van buitengewone ereloon ).

• personeelszaken alsook de controle van het personeel ( conciërge, werkvrouw, ... ) en firma's ( lift, brandbeveiliging, ... )

• toeleveringsbedrijven; • onderhoudsfirma's;

• controleorganismen;

• toevallige opdrachten.

1.1.4 Vertegenwoordiging mede-eigenaars

• de syndicus is de enige die de vereniging van mede-eigenaars naar buitenuit wettelijk kan vertegenwoordigen;

• zie 2.1.3.

1.1.5 Secretariaat

• De syndicus voert alle briefwisseling nodig inzake de mede-eigendom ten opzichte van de individuele mede-eigenaars, de bewoners en derden. Het gaat enkel om briefwisseling waarbij de mede-eigendom als partij betrokken is en niet namens een individuele mede-eigenaar.

• Enkel de syndicus voert namens de vereniging van mede-eigenaars briefwisseling in het kader van de hem toegewezen opdracht, tenzij het gaat om de relatie tussen de mede-eigenaars en de syndicus zelf.

1.1.6 Naleving wetten en reglementen

• Kennis en toepassing van de wetgeving op de mede-eigendom.

• Opstellen van het reglement van interne orde (RIO).

• Toezien op de naleving van de basisakte en de reglementen van mede-eigendom, alsook die van inwendige orde (RIO).

• Opstellen van eventuele dossiers voor de raadsman van de VM en deze raadsman met alle middelen bijstaan als vertegenwoordiger van de VM.

1.1.7 Overige • het eventueel opstellen van een infoboekje voor de mede-eigenaars van de VM.

• alle verplaatsingen van en naar de residentie van de VM.

• het opstellen en het uitlokken van offertes. Onafgezien van de bepalingen in Art. 3.88-§ 1, 1°, d) en Art. 3.89-§ 5-11° worden standaard (voor zover mogelijk natuurlijk) altijd meerdere offertes bij verschillende leveranciers aangevraagd, zodat objectieve vergelijkingen mogelijk zijn. De mede-eigenaars krijgen de nodige feedback daarover. De vereniging van mede-eigenaars beslist of de Raad van Mede-eigendom adviseert hierover ( indien hiertoe gemandateerd door de AV ). De syndicus voert enkel de besluiten van de mede-eigenaars uit.

• het samenstellen van een in de deontologie voorziene basisdossier van het nieuwe gebouw bij de aanvang van het mandaat, ofwel op basis van het volledige bestaande en overgemaakte dossier.

1.1.8 Archief

• De statuten, notulen, alle contracten die de vereniging van mede-eigenaars binden, en verder alle niet persoonsgebonden documenten die hen kunnen aanbelangen, zijn ter inzage op een geëigende internetsite, zie ook 1.2.2.

• De vereniging van mede-eigenaars betaalt de eenmalige inbrengkosten; (geraamd a rato van 20 € per pand) de syndicus vervolledigt en actualiseert dit archief.

• De vereniging van mede-eigenaars is eigenaar van de informatie (tekst, afbeeldingen, …). • Alle bescheiden van het appartementsbeheer wordt bij de syndicus bewaart zolang hij in functie is.

Deel deze pagina